VV Leveranciers handleiding ​

Sinds april 2022 is de Vervangend Vervoer module vernieuwd in ROB-Net. De aanleiding voor een vernieuwde module waren een aantal langlopende wensen, van zowel leveranciers als leasemaatschappijen over het proces van Vervangend Vervoer aanvragen. Een belangrijk doel van de Vervangend Vervoermodule is om beter aan te sluiten op de processen van de leverancier/verhuurder. Daarnaast zijn de validaties bij de leasemaatschappij eenvoudiger opgezet, waardoor er meer automatisch akkoord mogelijk kan zijn.

Succes!

Uitleg VV-module ​

Reservering, uitgifte, verlenging en afmelding ​

Een Vervangend-Vervoer-aanvraag is opgedeeld uit de volgende fases:

1. Reservering

2. Uitgifte

   1. Verlenging (optioneel en enkel mogelijk na het versturen van een reservering)

3. Afmelding

Een VV-aanvraag is compleet zodra er akkoord is gegeven op de afmelding. Vanaf dat moment kan de aanvraag gefactureerd worden. Een aanvraag kan in één keer geheel ingediend worden. De aanvraag wordt dan direct inclusief de afmelding verstuurd. Er kan ook per fase akkoord gevraagd worden (zie ook hoofdstuk 2.3).

Reservering & aflevering ​

In de reservering geef je aan op welke datum, voor hoe lang en om welke reden je Vervangend Vervoer wil inzetten. Je geeft de in te zetten huurklasse aan en of je eventueel ook haal-, breng- en/of overige kosten in rekening wilt brengen.

Verplichte velden ​

• Werkbonnummer

• De reden van de inzet (reparatie & onderhoud of schade)

• Aangevraagde huurklasse

  • Standaard ingesteld op de huurklasse die voor het object (door de leasemaatschappij) is ingesteld.

• De inzetdatum en inzettijd

  • Standaard ingesteld op vandaag om 08:00 uur.

• Inzetduur totaal / inzetduur te factureren

  • Het veld ‘Inzetduur te factureren’ wordt automatisch ingevuld met dezelfde waarde als ‘Inzetduur totaal’. Je kunt beide velden handmatig wijzigen, maar het aantal van ‘Inzetduur te factureren’ kan (logischerwijs) nooit hoger zijn dan de totale inzetduur en moet minimaal 1 zijn.

Optionele velden ​

• Naam en telefoonnummer van de aanvrager

• Aflevergegevens (alleen als het niet om de eigen locatie gaat)

• Haalkosten, brengkosten

  • De leasemaatschappij kan deze kosten hebben gedeactiveerd.

  • De aanvraag zal uitvallen als er haal- of brengkosten worden opgegeven bij aflevering op eigen locatie.

• Overige kosten met een toelichting

Uitgifte ​

In de uitgifte geef je het kenteken op van het ingezette Vervangend Vervoer en de bijbehorende kosten (dagtarief, meerkilometertarief, aantal vrije kilometers).

Verplichte velden ​

• Het kenteken van de inzetauto.

  • Na het invoeren worden huurklasse, brandstof, transmissie en carrosserievorm (normaal of stationwagen) automatisch ingevuld.

  • Deze instellingen zijn standaard op slot, maar kunnen handmatig gewijzigd worden. Dit kan echter tot uitval leiden bij de leasemaatschappij.

• Het dagtarief

  • Indien uitgifte + afmelding gezamenlijk verstuurd worden, is dit veld alleen beschikbaar bij de uitgifte.

• Het aantal vrije kilometers per dag

  • Dit veld wordt vooraf ingevuld met de waarde die de leasemaatschappij voor deze huurklasse/brandstof-combinatie heeft ingesteld. Je kunt deze handmatig wijzigen.

Optionele velden ​

• Meerkilometer tarief

• Het blijft mogelijk om velden uit de reserveringsfase te wijzigen, zoals de haalkosten, brengkosten en overige kosten met een toelichting. Als er in de reservering al akkoord gegeven was op deze kosten blijft dit akkoord staan.

Verlenging ​

Binnen het uitgifteblok heb je de mogelijkheid om een verlenging aan te vragen. In de verlenging vul je de totale inzetduur in, inclusief de verlenging. Standaard wordt de verlenging vooringevuld met 1 dag verlenging. Het is eventueel mogelijk om het dagtarief, meerkilometertarief en het aantal vrije kilometers te wijzigen.

Verplichte velden (blok ‘Verlenging’) ​

• Inzetduur plus verlenging

• Inzetduur te factureren

• Reden verlenging (dit kan optioneel zijn als de leasemaatschappij je hiervoor heeft vrijgesteld)

Optionele velden (Blok ‘Uitgifte’) ​

• Het dagtarief

• Het aantal vrije kilometers per dag

• Het meer-kilometertarief

Afmelding ​

Bij de afmelding worden alle overige gebruiksgegevens van de Vervangend Vervoer inzet opgegeven.

Verplichte velden ​

• De totale verhuurkosten

• De verreden kilometers

Optionele velden ​

• Meerkilometerkosten. Als er meer kilometers zijn gereden dat het totaal aantal vrije kilometers per dag, dan kun je hier een totaalbedrag voor de meerkilometerkosten invoeren. ROB-Net rekent vervolgens uit wat het tarief per meerkilometer is.

• Brandstofkosten

• Brandstofeenheid (in liters of kWh)

• Aftankkosten (alleen als er ook brandstofkosten zijn)

• Eigen risico claim met een toelichting

• Overige kosten met een toelichting

Volgorde van de fases ​

Het is mogelijk om voor iedere fase apart een akkoord aan te vragen. Het is ook mogelijk om gelijk voor meerdere fases akkoord aan te vragen, zolang de informatie uit de eerdere fases maar beschikbaar is in de aanvraag.

• Reservering

• Reservering + Uitgifte

• Reservering + Uitgifte + Verlenging (verlenging is optioneel)

• Reservering + Uitgifte + Afmelding

• Reservering + Uitgifte + Verlenging + Afmelding (verlenging is optioneel)

Het is mogelijk om direct bij het aanmaken van de aanvraag voor de vierde optie te kiezen, waardoor de aanvraag in één verzending volledig akkoord kan zijn.

Nieuwe status: Voorlopig akkoord (VAK) ​

Als de leasemaatschappij akkoord geeft op een fase vóór de afmelding, dan is dit binnen ROB-Net een ‘voorlopig akkoord’. Deze status, de VAK, is geïntroduceerd om duidelijk te maken dat de aanvraag nog afgehandeld moet worden. In de huidige module was dit onduidelijk, een aanvraag kon ‘akkoord’ zijn (AKK), maar nog niet te factureren, omdat de verreden kilometers nog niet waren ingevuld.

Wanneer er akkoord gegeven is op een fase, dan kan een leasemaatschappij dit akkoord in een latere verzending niet meer ongedaan maken. Wanneer een leverancier wijzigingen aanbrengt in de geaccordeerde gegevens heeft de leasemaatschappij de mogelijkheid om de aanvraag handmatig beoordelen.

Wanneer je een aanvraag laat vervallen en deze vervolgens verstuurd naar de leasemaatschappij, dan wordt de aanvraag automatisch beoordeeld als vervallen akkoord.

Nieuwe 'Reden Afwijzing' ​

De leasemaatschappij beoordeeld een VV-aanvraag op basis van diverse geautomatiseerde controles. Deze controles kunnen leiden tot een uitvalcode. Als de leasemaatschappij niet akkoord gaat met de aanvraag, dan worden de uitvalcodes vertaald naar een ‘reden afwijzing’.

Binnen een VV-aanvraag zijn de meeste uitvalcodes gelijk gebleven, toch zijn er wel een aantal aangepast zodat de controle minder ingewikkeld is gemaakt.

Er zijn ook een aantal controles/uitvalcodes toegevoegd. Hieronder tref je een volledig overzicht van de redenen waarom een aanvraag afgewezen kan zijn:

Quick start: VV-aanvraag ​

1. Klik op 'Aanvraag Vervangend Vervoer'.

   

2. Vul het kenteken van de leasewagen in. Als het kenteken bekend is en je hier een aanvraag voor mag indienen, wordt er informatie over de leasewagen en leasemaatschappij getoond.

   

   Onder ‘Toelichting’ staat contract informatie van de leasemaatschappij over het inzetten van Vervangend Vervoer. Dit is voor iedere leasemaatschappij per contract vrij in te vullen. Wanneer het niet is toegestaan om haal, - en brengkosten in te voeren wordt dit als aparte regel vermeld in de toelicht.

3. De aanvraag staat default in de fase ‘Reservering’. Het is mogelijk om dit aan te passen naar ‘Uitgifte’ of ‘Verlenging’. Dit zorgt ervoor dat de alle beschikbaar velden binnen de geselecteerde fase ingevuld kunnen worden.

   

4. Binnen het blok ‘Aflevering’ staat default ‘Eigen locatie’ geselecteerd en hoef je geen aflevergegevens in te voeren. Als je kiest voor ‘Anders’ dan zijn deze gegevens wel verplicht. Onder ‘Afgeleverd bij’ kun je een bedrijfsnaam en/of een contactpersoon invoeren.

   

   De haal, - en brengkosten zijn optioneel, net als de overige kosten onderaan:

   

5. De reservering is nu klaar om verzonden te worden. Klik onderaan op ‘Opslaan’. Je komt nu in het overzicht van de aanvraag uit, waar alle informatie is samengevoegd tot 1 activiteitregel (9101):

   

   In de reserveringsfase is het totaalbedrag van de aanvraag altijd €0,00, ook wanneer je al kosten hebt opgegeven. Je kunt eventueel onder de activiteitsregel een opmerking toevoegen. De aanvraag kan gewijzigd worden, door op de regel te klikken. Als de aanvraag nog niet verzonden is naar de leasemaatschappij, is het nog mogelijk om deze verwijderen met de knop rechts bovenaan. Klik op ‘Akkoord aanvragen’ om de aanvraag naar de leasemaatschappij te sturen.

6. Na de beoordeling is de status van de aanvraag voorlopig akkoord (VAK) of niet akkoord (NAK).

   

7. De uitgifte, - en afmeldingsfase staan automatisch opengeklapt. Als je alleen de uitgiftefase wil versturen, dan klik je in deze fase aan binnen de blauwe balk. Na het invoeren van het kenteken van de inzetauto worden de waarden van de huurklasse, brandstof, carrosserie en transmissie automatisch opgehaald. Je kunt de huurklasse eventueel aanpassen door op het slotje te klikken.

   

   Aan de rechterkant wordt het merk/model en de specificaties van de inzetauto getoond.
   Je dient nu het dagtarief in te voeren. Met de schuifregelaar kun je er ook voor kiezen om i.p.v. het dagtarief, de totale verhuurkosten in te voeren. Daaronder worden de maximaal aantal vrije kilometers per dag voor dit leasecontract automatisch vooringevuld, op basis van de instelling van de leasemaatschappij.
   Je kunt eventueel een meerkilometertarief invoeren, wat gebruikt gaat worden wanneer bij de afmelding blijkt dat er in totaal meer kilometers gereden zijn dan het aantal vrije kilometers per dag.
   Als je de reserveringsfase niet wijzigt, blijft deze akkoord. Je kunt nu onderaan op opslaan klikken en de aanvraag verzenden naar de leasemaatschappij.

8. Als de aanvraag wederom is beoordeeld met een voorlopig akkoord, dan kun je verder gaan met de afmelding, mits er geen sprake is van een verlenging. Als dit wel het geval is, open je de uitgiftefase. Onderaan dit blok activeert je de verlengingsfase met de schuifregelaar.

   

   In de verlenging vul je de totale inzetduur in, inclusief de verlenging. Standaard wordt de verlenging vooringevuld met 1 dag verlenging. Het is eventueel mogelijk om het dagtarief, meerkilometertarief en het aantal vrije kilometers te wijzigen.

9. Wanneer de uitgifte en/of verlenging akkoord zijn en de inzetauto is geretourneerd kan de afmelding ingevoerd worden. Naast het dagtarief staan de totale verhuurkosten. De wordt automatisch berekend op basis van het dagtarief x de inzetduur. Na het invullen van de verreden kilometers vult ROB-Net automatisch de meerkilometerkosten in, op basis van de vrije kilometers en het meerkilometertarief uit de uitgifte. Je kunt deze velden altijd handmatig wijzigen. Het is dan niet nodig om de gegevens uit eerdere fases te wijzigen, de ingevoerde gegevens binnen de afmelding zijn altijd leidend.

   

   We kiezen onderaan voor opslaan en verzenden de aanvraag weer naar de leasemaatschappij.
   Als je de uitgifte en afmelding in één verzending stuurt, dan kun je geen dagtarief in te voeren bij de uitgifte, het veld is dan alleen beschikbaar binnen de afmelding. Je heeft ook de mogelijkheid met de schuifregelaar om i.p.v. het dagtarief de totale verhuurkosten in te voeren. Dit geldt ook voor het meerkilometertarief, als de uitgifte en afmelding in één verzending worden verstuurd, dan is alleen het veld ‘meerkilometerkosten’ beschikbaar in de afmelding.

10. Als de aanvraag akkoord is, kunt je deze factureren door de aanvraag te openen en bovenaan op ‘invoeren factuur’ te klikken.

![](https://pitcrew.atlassian.net/wiki/download/attachments/932676304/image-20220425-083752.png?api=v2)

11. Als de aanvraag niet akkoord is, dan ziet je de redenen hiervoor na het openen van de aanvraag.

Je kunt de aanvraag dan aanpassen en weer versturen naar de leasemaatschappij.

Kan {include} niet genereren De pagina die meegerekend moet worden kon niet worden gevonden.