Werkopdracht & Facturatie ​

In ROB-Net gaat het om zorgvuldigheid, efficiëntie, gemak en snelheid. Als ROB-leverancier kun je in een handomdraai je aanvraag (werkopdracht of vervangend vervoer) invoeren. Indien de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet zal het systeem de werkopdracht direct automatisch accorderen en kun je gelijk starten met de werkzaamheden. Wanneer de aanvraag niet direct voldoet aan alle voorwaarden dan wordt de werkopdracht handmatig beoordeeld door een medewerker van de leasemaatschappij. De doorlooptijd verschilt per leasemaatschappij maar is doorgaans binnen enkele minuten tot uren.

Deze handleiding gaat over het aanvragen en afhandelen van werkopdrachten. Hierdoor ben je in een paar stappen klaar om ROB-net te gebruiken. In het laatste hoofdstuk worden foutmeldingen en de FAQ behandeld.

Succes met het gebruik van ROB-Net!

ROB-Net schermen ​

Overzicht aanvragen-scherm ​

Log in via het ROB-Net inlogportaal https://login.rob-net.nl en klik op ‘Aanmaken en afhandelen aanvragen voor leasemaatschappijen’.

Na het inloggen zie je het scherm ‘Overzicht aanvragen’. Dit bevat een overzicht van alle lopende aanvragen. Bovenaan staan filters die je kunt gebruiken om een selectie van de aanvragen in beeld te krijgen. Standaard toont ROB-Net alle aanvragen die de laatste 5 dagen zijn ingevoerd of gewijzigd. Indien je oudere aanvragen wilt bekijken, kun je het aantal dagen op 999 zetten en op ‘Filter’ klikken.

Via de blauwe knop ‘Meer’ is het mogelijk om van extra filters gebruik te maken. Hier kun je bijvoorbeeld zoeken op kenteken.

Werkopdracht aanmaken ​

Klik binnen het scherm ‘Aanvragen’ bovenaan op de oranje knop ‘Werkopdracht’.

Voer het kenteken, de bijbehorende meldcode, de kilometerstand, de datum start reparatie en het werkbon-nummer in:

Linksboven toont ROB-Net de naam en het telefoonnummer van de leasemaatschappij waar het voertuig actief is. Dit kan ook een ‘sub-leasemaatschappij’ zijn, een door de leasemaatschappij ingesteld label. Dit is te herkennen aan een code die tussen haakjes staat naast de naam van de leasemaatschappij.

In de menubalk bovenaan tref je onder de ‘Info’ knop een overzicht aan van alle deelnemende leasemaatschappijen met bijbehorende sub-leasemaatschappijen.

Naast dit veld kan een vrije tekst van de leasemaatschappij staan over dit leasecontract. In bovenstaand voorbeeld staat dat de leasemaatschappij prefereert dat er Michelin banden worden gemonteerd.

In het onderste gedeelte van het ‘Aanmaken werkopdracht’ scherm, worden de ‘Object en contractgegevens’ geladen. De belangrijkste velden zijn:

Einde contractdatum & kilometers einde contract:
Een aantal activiteiten worden mogelijk geweigerd wanneer het contract eindigt.

Onderhoud toegestaan:
Bepaald of de knop ‘Reparatie en onderhoud’ beschikbaar is.

Code laatste onderhoudsbeurt:
Je mag alleen een hogere (kilometer)beurtcode aanvragen dan de laatst uitgevoerde beurt.

Banden in contract:
Bepaalt of je een bandvervanging mag aanvragen.

Winterbanden in contract:
Bepaalt of je een bandenwissel mag aanvragen.

Activiteiten opvoeren ​

Zodra je voor ‘Reparatie & onderhoud’ hebt gekozen, kun je de reparatie en onderhoudswerkzaamheden invoeren. Je kunt zoeken op (een deel van) de naam van de activiteit of aan de hand van de activiteitscode. Bijvoorbeeld ‘Rem’.

Een overzicht van alle activiteit codes van ROB-Net kan je vinden bij ‘Info’ -> ‘Activiteitenlijst’. Door op de knop ‘Toon bewerkingen’ te klikken is het ook mogelijk alle bewerkingen per activiteit in te zien.

Wanneer je een activiteit heeft gekozen, dien je (afhankelijk van de activiteit) de volgende velden in te voeren:

Defect
Bijvoorbeeld: Versleten, gebroken, lek, vervuild etc.

Bewerking
Bijvoorbeeld: Vervangen, reviseren, reinigen.

Plaats (optioneel)
Bijvoorbeeld links, rechts, onder, boven.

Totaalbedrag
Hier geef je jouw eigen prijs in voor de activiteit, het totaal aan arbeid en eventuele onderdelen. Het bedrag is inclusief posten als (bijvoorbeeld) klein materiaal. Het bedrag is exclusief BTW.

Garantie/Coulance/Schade (optioneel)
Indien er sprake is van garantie, coulance of schade.

Aantal onderdelen (optioneel)
Hier geef je het aantal onderdelen aan. Dit heeft geen effect op de ingevoerde prijs. ROB-Net vermenigvuldig_t_ het bedrag niet wanneer de aanvraag meerdere onderdelen bevat.

Klik op ‘Opslaan - toon werkopdracht’ om verder te gaan en het overzicht van de aanvraag te bekijken. Wanneer je meer activiteiten wilt opvoeren, kies je voor ‘Opslaan - volgende activiteit’. Daarnaast is het in een werkopdracht mogelijk een banden aanvraag te doen. Voor meer informatie hierover zie de handleiding van het Bandenmodel via deze link: https://pitcrew.atlassian.net/wiki/spaces/ROBHANDLEV/pages/932676135.

Akkoord aanvragen ​

Voordat je akkoord aanvraagt bij de leasemaatschappij, kun je een toelichting geven via ‘Opmerkingen Leverancier’ indien van toepassing.

In onderstaand voorbeeld is een onderhoudsbeurt toegevoegd aan de werkopdracht. ROB-net kent activiteitscodes voor onderhoudsbeurten op basis van algemene kilometer-onderhoudsinterval en daarnaast merk-specifieke beurtcodes.

Klik op de oranje knop ‘Akkoord aanvragen’ om de werkopdracht ter goedkeuring te versturen naar de leasemaatschappij. Zodra je akkoord hebt aangevraagd, keer je automatisch terug naar het ‘Overzicht aanvragen’ scherm. Je kan de status van de aanvraag volgen via de kolom ‘Status’.

Het systeem kent automatisch een opdrachtnummer toe. Indien het ROB-Net systeem de aanvraag als automatisch akkoord beoordeeld zie je de status ‘AKK’ en kun je de werkzaamheden uitvoeren en de aanvraag factureren. Indien de aanvraag handmatig gecontroleerd dient te worden door een medewerker van de leasemaatschappij, zie je de status ‘LM’ staan.

Zolang de werkopdracht bij de leasemaatschappij staat is het niet mogelijk om de werkopdracht aan te passen.

De factuurstatus is afhankelijk van de opdrachtstatus. Deze staat standaard op ‘Elektronisch’ omdat ROB-Net uiteindelijk een Elektronische Factuur verwacht wanneer de werkopdracht akkoord is. Wanneer de werkopdracht akkoord is, is de factuurstatus ‘Factureren’. Een verklaring van de huidige status, de relatie met de factuurstatus en alle mogelijke acties tref je in het FAQ gedeelte van deze handleiding.

Werkopdracht wijzigen ​

Indien één of meer activiteit(en) niet akkoord zijn, kun je de(ze) activiteit(en) aanpassen of laten vervallen. Hiervoor open je de werkopdracht door in het scherm ‘Overzicht aanvragen’ op de desbetreffend opdracht regel te klikken.

Je kunt de activiteit wijzigen door te klikken op de activiteit-regel. Wanneer de wijziging is opgeslagen, keer je weer terug naar de werkopdracht. De status van de activiteit staat nu op ‘gewijzigd’ (zie het voorbeeld hieronder).

Kies onderaan de werkopdracht wederom voor ‘Akkoord aanvragen’ om de wijziging door te sturen naar de leasemaatschappij ter beoordeling.

Toelichting op status ‘Niet akkoord’ ​

In onderstaand voorbeeld is de prijs van de onderhoudsbeurt niet akkoord. De leasemaatschappij heeft tijdens het handmatig beoordelen de mogelijkheid om een vrije tekst in te voeren. Daarnaast kan de leasemaatschappij optioneel de ‘Reden afwijzing’ meesturen. Dit kunnen 1 of meer korte afkortingen zijn welke je in het help-scherm kan raadplegen.

Binnen ieder scherm van ROB-Net is een helpscherm op te roepen door bovenaan in de menubalk op de Informatie [ i ] knop te drukken.

Het is mogelijk om de kilometerstand, datum start reparatie, duur reparatie en/of het werkbon-nummer aan te passen nadat de werkopdracht is aangemaakt. Je gebruikt hiervoor de grijze knop rechtsboven in de werkopdracht. Vergeet niet deze aanpassingen op te slaan en de werkopdracht nogmaals te verzenden naar de leasemaatschappij.

Activiteit/Werkopdracht laten vervallen ​

Indien de leasemaatschappij niet akkoord is met een activiteit kun je deze laten vervallen. Open hiervoor de werkopdracht klik op de oranje knop met het witte kruis om de activiteitsregel te verwijderen. De activiteitsstatus wordt daarna bijgewerkt naar ‘Vervallen’.

Binnen ROB-Net is het niet mogelijk om een reeds eerder verstuurde aanvraag helemaal te verwijderen. Het is wel mogelijk om een aanvraag te laten vervallen. Je dient een vervallen activiteit of gehele werkopdracht altijd naar de leasemaatschappij door te sturen zodat deze als ‘Vervallen Akkoord’ beoordeeld wordt.

Een vervallen aanvraag wordt tijdens de nachtverwerking verplaatst naar het archief. Zodra de aanvraag in het archief staat, kun je voor dat kenteken weer een nieuwe werkopdracht indienen.

Indien je een werkopdracht laat vervallen, dien je dus tot de volgende dag te wachten voordat je een nieuwe aanvraag indient. Daarom is het advies altijd om de bestaande aanvraag aan te passen i.p.v. deze te laten vervallen/archiveren waardoor je tot de volgende dag moet wachten om een nieuwe aanvraag in te dienen.

Factureren ​

Wanneer de aanvraag geheel akkoord is, dan is deze klaar voor facturatie. Dit geldt ook als een aantal activiteiten akkoord zijn en een aantal activiteiten zijn vervallen. Zodra je de knop ‘Invoeren Factuur’ bovenaan de werkopdracht ziet, kan deze gefactureerd worden.

ROB-Net toont automatisch je NAW- en facturatiegegevens (IBAN/BIC) en de NAW-gegevens van de leasemaatschappij. Daarnaast plaatst ROB-Net het geaccordeerde bedrag op de 21% BTW regel en wordt hierover de BTW berekend. Je kunt dit eventueel aanpassen door zelf (een deel van) het bedrag op een andere BTW regel in te voeren. Je dient de gegevens te controleren en vervolgens zelf een uniek factuurnummer in te voeren. Tot slot klik je onderaan op ‘Opslaan’.

Een groot deel van de ROB-Net gebruikers maakt gebruik van een pakketkoppeling met het eigen garagesoftwarepakket welke in staat is om de factuur aan te leveren. Voor deze gebruikers is de ‘Invoer factuur’ knop ook altijd beschikbaar. Bijvoorbeeld in het geval dat de factuur vanuit het pakket niet goed is doorgekomen.

Hieronder zie je de factuur zoals deze uitgeleverd wordt aan de leasemaatschappij:

Met de blauwe knop ‘Aanvraag’ keer je terug naar de werkopdracht. De aanvraag is nu niet meer aan te passen en staat in de wacht om de eerstvolgende nacht naar het archief te gaan.

Je kunt vanuit het ‘Overzicht Aanvragen’ scherm op de knop ‘Archief’ klikken om alle reeds gearchiveerde aanvragen en bijbehorende facturen te raadplegen. Het is niet meer mogelijk om de werkopdracht in het archief aan te passen. Je kunt wel een correctie-factuur indienen waarmee je (een deel van) het geaccordeerde bedrag kan crediteren. Dit wordt uitgelegd in Hoofdstuk 8.

Voor openstaande aanvragen is het ook mogelijk om een geaccordeerde aanvraag niet te factureren.
Hiervoor dienen alle activiteiten binnen de werkopdracht de status vervallen krijgen. Door hiervoor akkoord aan te vragen geeft de leasemaatschappij akkoord op het laten vervallen van de aanvraag.

Aanmaken credit factuur ​

Het is mogelijk om een credit factuur aan te maken in ROB-Net. Een credit factuur kan alleen voor een gearchiveerde aanvraag ingediend worden. Indien de opdracht nog niet in het archief staat, moet je wachten op de nachtverwerking en de credit de volgende dag aanmaken.

Ga naar ‘Overzicht aanvragen’ en klik op `Archief`.

Voer het juiste kenteken in en zet opgeschoond op ‘Alles selecteren’  en klik de werkopdracht aan.

Druk op ‘invoeren factuur’ om de credit factuur aan te maken.

Vul een factuurnummer voor de credit in.

Let op! Debet/Credit moet staan op ‘Credit’.

Vul het bedrag in wat gecrediteerd moet worden en druk op ‘opslaan’.

De factuur is verstuurd en het bedrag ‘Gefactureerd’ is gecorrigeerd.

Bekende Foutmeldingen ​

Er zijn openstaande aanvragen ouder dan 30-60 dagen.
Een aanvraag dient binnen 60 dagen afgehandeld te zijn. Wanneer een aanvraag 30 dagen openstaat, zie je onderstaande melding verschijnen bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag. Je ziet daarbij het overzicht van de aanvragen ouder dan 30 dagen.

Wanneer een aanvraag 60 dagen openstaat, kun je geen nieuwe aanvragen indienen tot deze is afgehandeld.

Het kenteken staat in het rood.

Combinatie kenteken/meldcode
Wanneer je de muis in het kentekenveld (in het rood) plaatst, geeft ROB-Net aan dat de kenteken/meldcode combinatie niet klopt.

Controleer het kentekenbewijs. Indien de invoer correct is, kan het voorkomen dat de betreffende leasemaatschappij geen juiste meldcode heeft ingevoerd voor het object. In dat geval dien je contact op te nemen met de betreffende leasemaatschappij. 
Het object is niet meer aan te vragen in ROB
De leasemaatschappij dient het object weer actief te maken. Neem hiervoor contact op met de leasemaatschappij.

Je mag geen aanvragen indienen voor deze leasemaatschappij
De leasemaatschappij heeft je organisatie geblokkeerd voor het indienen van aanvragen.

Alleen tabblad Reparatie en overige bewerkingen is zichtbaar onder knop Banden
Als alleen het tabblad ‘Reparatie en overige bewerkingen’ beschikbaar is onder de knop ‘Banden (overig)’ dan heeft de leasemaatschappij bepaald dat je geen seizoenswissel of bandvervanging mag uitvoeren bij deze leasemaatschappij of dat dit alleen uitgevoerd mag worden door bijvoorbeeld een bandenfitter.

De Kilometerstand is incorrect
De kilometerstand is te hoog of te laag. Indien je wel een juiste kilometerstand heeft ingevoerd dan is er waarschijnlijk in de vorige aanvraag van het object een incorrecte kilometerstand ingevoerd. In dat geval dien je contact op te nemen met de leasemaatschappij die de kilometerstand bij de instellingen van het object kan aanpassen. Het is dus niet mogelijk om de kilometerstand van een vorige (gearchiveerde) aanvraag aan te passen.

Melding aanvraag Vervangend Vervoer: ‘Inzetdatum plus inzetduur is verstreken. Deze aanvraag dient te worden afgehandeld’
Deze melding komt voor wanneer de inzetdatum plus de inzetduur verstreken is. ROB-net attendeert je dat de aanvraag afgehandeld dient te worden. Wanneer de aanvraag 60 dagen openstaat, kun je geen nieuwe aanvragen indienen.

Je hebt geen actief ROB-Net abonnement.
Je ROB-Net abonnement is op niet-actief gezet. Je kunt de lopende aanvragen nog wel afhandelen maar geen nieuwe aanvragen indienen. Als je een nieuw abonnement wilt aanvragen of wijzigen dan ga je hiervoor naar http://www.verenigingrob.nl naar ‘Lid worden’.

Je kunt ook telefonisch contact opnemen met het Secretariaat via 030-2271700.

Fout: Niet alle uurtarieven zijn ingevuld
Je dient altijd een universeel uurtarief in te voeren via ‘Instellingen -> Tariefinstellingen’. Hier kun je naar het tabblad uurtarieven gaan en een toekomstig tarief en ingangsdatum opvoeren.  Dit tarief wordt in de betreffende nacht uitgeleverd aan alle leasemaatschappen waar je eens een werkopdracht hebt ingediend.

Administratiegegevens moeten gevuld zijn.
Wanneer je een factuur gaat aanmaken in ROB-Net worden de gegevens uit ‘Facturatie -> Beheeradministratiegegevens’ opgehaald. Hier staat o.a. het rekeningnummer waar de leasemaatschappijen de betaling op overmaken. Indien deze gegevens niet zijn ingevuld, wordt je automatisch naar deze pagina doorverwezen.

De gegevens kunnen alleen aangepast worden door een gebruiker met uitgebreide rechten.

Foutmelding over de objectconfiguratie
Het is mogelijk dat de leasemaatschappij de objectconfiguratie wijzigt terwijl er een lopende bandenaanvraag is. Als je de bandenaanvraag dan weer opent zal een foutmelding verschijnen. Een voorbeeld hiervan is als een personenvoertuig naar een bestelwagen met dubbel-lucht wordt veranderd in ROB-Net. De al ingevoerde gegevens van de achteras zijn dan verwijderd en dienen ingevoerd te worden voor de dubbel-lucht achteras.

Foutmeldingen in je garagesoftwarepakket
ROB-Net controleert de berichten die het ontvangt van je garagesoftwarepakket. Wanneer er fouten in het bericht staan stuurt ROB-Net deze terug naar je softwarepakket. Deze wordt altijd voorzien van een toelichting van de foutmelding. Het hangt van het softwarepakket af of deze wel of niet getoond wordt.

Je softwareleverancier is het eerste aanspreekpunt voor deze foutmeldingen. Wanneer zij vragen hierover hebben, kunnen zij contact opnemen met de Helpdesk van de Vereniging ROB. Voor een snelle verwerking dienen zij het vraag- en antwoordbericht te achterhalen en te mailen naar helpdesk@verenigingrob.nl.

FAQ ​

Welke gegevens moet ik instellen wanneer ik start met ROB-Net?
https://verenigingrob.blob.core.windows.net/public/Startdocument-ROB-Net.pdf

Hoe kan ik bandenvervanging/bandenwissel aanvragen?
https://verenigingrob.blob.core.windows.net/public/Nieuw-Bandenmodel-ROB-Net.pdf

Hoe beoordeelt het systeem (en/of de leasemaatschappij) de aanvragen?
Importeurs leveren drempelbedragen aan waaraan alle ingevoerde bedragen getoetst worden. Deze prijsinformatie is alleen beschikbaar voor de leasemaatschappij tijdens het beoordelen van een aanvraag. De leasemaatschappij kan zelf ook drempelbedragen opgeven waar ROB-Net de activiteiten aan toetst. Verder zijn er diverse controles op basis van instellingen van de leasemaatschappij.

Kan ik nog iets wijzigen aan een gefactureerde of gearchiveerde werkopdracht?
Het is alleen mogelijk om een (deel van) de factuur te crediteren door binnen het archief een correctiefactuur aan te maken. Aan de werkopdracht kan niets aangepast worden. Het invoeren van een creditfactuur werkt op dezelfde manier als het invoeren van een factuur voor een openstaande aanvraag. Je gaat naar het Archief, opent de betreffende aanvraag en klikt op ‘Invoeren factuur’.

Ik heb een verkeerde kilometerstand ingevoerd en de aanvraag staat al in het archief.
ROB-Net is een gesloten systeem, dit betekent dat de kilometerstand niet wordt doorgegeven aan het RDW. Het is niet mogelijk om de kilometerstand te wijzigen wanneer een aanvraag is gefactureerd of in het archief staat. De kilometerstand wordt binnen ROB-Net wel bijgewerkt in het object/leasecontract en de is tevens de plek waar de leasemaatschappij deze kan aanpassen.

Ik kan geen factuur invoeren.
Indien je een akkoord hebt maar de ‘invoer factuur’  knop niet zichtbaar is, heb je waarschijnlijk een ‘datum start reparatie’ ingevoerd die in de toekomst ligt. ROB-Net kijkt naar deze datum en naar de duur van de reparatie. Zodra de werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd kun je de werkopdracht factureren.

Ik factureer vanuit een garagesoftwarepakket en de factuur komt niet aan.
De softwareleverancier van je garagesoftwarepakket is in dit geval altijd je eerste aanspreek-punt. Een veel voorkomende oorzaak is dat het deelnemersnummer van de leasemaatschappij niet goed in je garagesoftwarepakket staat. Hierdoor wordt de factuur geweigerd.

Mocht dit niet het geval zijn, kan je softwareleverancier contact opnemen met de Helpdesk van de Vereniging ROB. Voor een snelle verwerking dienen zij het vraag- en antwoordbericht te achterhalen en te mailen naar helpdesk@verenigingrob.nl voor analyse.

Als tijdelijke oplossing kun je gebruik maken van de online facturatiemogelijkheid binnen ROB-Net (de ‘Invoeren factuur’ knop). Je dient dan wel in het garagesoftwarepakket aan te geven dat je het al in ROB-Net hebt gefactureerd.

Ik heb verkeerd gefactureerd.
Wanneer je een wijziging wilt maken op een factuur die je deze dag hebt verzonden, dan moet je wachten tot deze factuur door de nachtverwerking naar het archief is gegaan. Vervolgens kun je een credit factuur indienen, zie hoofdstuk 8.

Ik wil een uurtarief invoeren voor een merk.
Onder ‘Instellingen -> Tariefinstellingen’ kun je jouw uurtarieven opvoeren. Bij iedere deelnemer is het ‘Universele tarief’ beschikbaar. Indien je voor het merk waar je dealer van bent geen uurtarief in kan voeren, dien je dit te melden bij de Helpdesk. Wij verifiëren jouw gegevens bij de importeur om vervolgens bij bevestiging het invoeren van het uurtarief voor jouw beschikbaar te stellen.

Waar kan ik een overzicht vinden van alle mogelijke statussen van een werkopdracht?
In onderstaande tabel tref je de betekenis van alle statussen, de relatie tussen de opdracht en factuurstatus en de mogelijke acties per status:

Na alle mogelijke acties dient de aanvraag opnieuw verzonden te worden naar de leasemaatschappij.

Kan {include} niet genereren De pagina die meegerekend moet worden kon niet worden gevonden.

Kan {include} niet genereren De pagina die meegerekend moet worden kon niet worden gevonden.